Samarbeid med kunder du aldri møter ansikt til ansikt, har blitt vanlig for de fleste webarbeidere. Vår er en bransje hvor vi jobber eksternt, gir svært få reelle hindringer - nesten alle deler av webdesignprosessen kan gjøres fra komforten til et hjemmekontor eller en kaffebar .
Vi har det heldig å ha denne fleksibiliteten, spesielt i tøffe økonomiske tider når et swanky kontor ikke passer i forretningsbudsjettet. Selv om du har et kontor, er det sjansen for at du vil lande noen klienter som ikke er lokalisert rundt blokken. Men du oppdager raskt at fjernstyring har sine ulemper.
Uten ansikt til ansikt-interaksjon er det lett for store kommunikasjonsproblemer å utvikle ... ofte uten at du vet før det er for sent. Unngå en stor smelting med disse enkle tipsene.
En kundes tillit vil gjøre eller ødelegge et prosjekt. Uten det vil du tilbringe endeløse timer som forklarer og forsvarer dine ideer. Det er lett å bygge tillit når du møter en gang i uken for å presentere arbeidet ditt og rapportere fremgang, men hvordan gjør du det med noen 10 000 miles unna?
Først presenter deg selv - og jeg mener ikke å sende dem en link til din portefølje. Jeg ser designere hoppe over dette trinnet hele tiden, men det er viktig. Før du dykker inn i noe arbeid, planlegg et raskt kickoff-møte. En videokonferanse er ideell - jeg anbefaler Skype - men hvis de ikke klarer det, vil en telefonsamtale fungere nesten like godt. Hvis du er i forskjellige tidssoner, våkner du fint og tidlig (eller legger deg veldig sent) for å imøtekomme dem.
Går video ruten? Pass på at du er kledd riktig og miljøet ditt ser profesjonelt ut. Når du kommer på anropet, ta noen minutter å presentere deg selv og fremheve dine prestasjoner slik du ville hvis alle var samlet rundt et konferansetabell og du stod foran på rommet. Selv om de kjenner deg og ditt arbeid, er det en god påminnelse om at du er en profesjonell som gjør dette til en levende ... noen som bør være verdsatt og klarert.
En annen måte å etablere tillit på tidlig i prosessen er å få klienten til å føle seg involvert . Spør spørsmål og brainstorm med dem før du foreslår noen løsninger. Hvis du er kort på møtetid, send ut spørreskjemaer for å fylle ut. Når det kommer tid til å presentere arbeid, må du sørge for at løsningene dine reflekterer minst noen av deres ideer og forklarer hvordan ideen ble innlemmet. Dette viser at du lytter. Som et menneskeforhold, er det halvt slag.
Jeg vet altfor mange frilansere som aksepterer arbeid uten kontrakt fordi det ikke er noe gøy om å lage opp den typen dokumentasjon. Det er dumt uansett hva, men når du jobber eksternt, er dette ekstremt farlig. Du kan komme unna med det i mange år, men før eller senere kommer du til en katastrofe som kunne ha blitt unngått hvis du hadde plaget deg for å få sign-off på noen få viktige punkter.
Som en generell tommelfingerregel, hvis jeg anslår å bruke mer enn 10 timer på et prosjekt, vil jeg lage en kontrakt og få en klient signatur før jeg begynner å jobbe. Det trenger ikke å være komplisert, men det bør alltid omfatte:
Ikke sikker på hvor du skal begynne? AIGA gir en Standardform for avtale for designtjenester som du kan tilpasse for dine behov.
Dette er viktig for begge sider. Du vet allerede at du trenger tidsfrister for å holde deg på rette spor, men du må også sette dem for klienten. Be om tidsriktig tilbakemelding holder prosjektet fremover. Hver gang du produserer noe som krever tilbakemelding eller pålogging, må du angi en kortsiktig frist og sørge for at den dokumenteres skriftlig et sted . Hvis klienten lar tidsfrister slippe gjentatte ganger, kan de ikke klage når prosjektet er levert.
Å ha tidsfrister motiverer klienter til å fokusere på arbeidet ditt, som kan være en av en zillion-prosjekter som sitter på skrivebordet, trenger oppmerksomhet. Det er også en subtil måte å be om (og få) respekt.
Siden du ikke møter ansikt til ansikt (og sannsynligvis ikke ringer for mye heller), er de begrensede interaksjonene du har, utrolig viktige. Pass på at du håndterer e-post og meldinger nøye; innse at hvert ord du skriver forsterkes, og din tørre sans for humor kommer ikke til å komme over veldig bra. Best å bare være grei .
Ikke unnvike kundene dine med unødvendige e-postmeldinger, men sørg for at du kommuniserer nok for at de skal føle seg komfortable med fremdriften din . Rask, regelmessig innsjekking hjelper alle med å gjøre det lettere. Hvis du tror at klienten er forvirret, plukk opp telefonen og ha en ekte samtale. Du vil bli overrasket over hvor mye du kan rydde opp om 2 minutter når du ikke prøver å forklare det over e-post.
Hold en kopi av all korrespondanse for fremtidig referanse - du vet aldri når du trenger det.
Det er mange gode verktøy der ute for nettbasert klient samarbeid. Velg de som jobber best for din prosess og bruk dem religiøst. Insister på at klienten bruker dem også.
Jeg har kjørt inn ganske mange kunder som ikke vil bli plaget med å logge inn på et nytt verktøy - de vil helst oversvømme innboksen din med e-post etter e-post etter e-post. Feil er, e-post gjør lite for å holde alle på samme side. Med mindre du har en dedikert prosjektleder, får du et web-basert prosjektstyringsverktøy . Lag gjøremålslister, angi milepæler, og hold diskusjoner i en offentlig plass hvor du enkelt kan peke tilbake til dem.
Basecamp er et av de mest brukte nettbaserte prosjektstyringsverktøyene der ute, og med god grunn. Det er billig, det er lett å sette opp, det har ikke en mengde ekstra fløyter du ikke trenger, og klienter finner det intuitivt, noe som betyr at de faktisk vil være tilbøyelige til å bruke den. Den har to-do-lister, milepæler, et meldingssenter og et arkiv og tidsporing. Sjansene er at det vil dekke de fleste av dine behov. Det er mange andre online prosjektledelsesverktøy der ute hvis Basecamp ikke er din ting. Prøve huddle.net eller wrike.com .
Ytterligere verktøy for nettverkssamarbeid som du finner nyttig er:
Følg disse trinnene, og du er godt på vei for å unngå store konflikter og holde prosjektet på sporet. Hold deg oppdatert for den andre halvdelen av denne artikkelen og 5 flere måter å kunne jobbe med klienter eksternt.
Skrevet utelukkende for WDD av Mindy Wagner.
Hva er noen av utfordringene du opplever når du jobber med en klient eksternt? Vennligst del dine kommentarer nedenfor ...