Gratulerer! Du vant en jobb, jobbet hardt for å produsere et flott nettsted, og klienten er begeistret over resultatene. Nå, ville det ikke vært fint å bli betalt?

Selv om fakturering kanskje ikke ser ut som det mest oppsiktsvekkende emnet, er det uten tvil et av de mest avgjørende områdene for enhver bedrift. Din faktura reflekterer merkevaren din, styrker profesjonaliteten din, er et ekstra salgssted for å vinne mer arbeid, og viktigst får du betalt. Gjør det galt, og du vil ikke være i virksomhet for lenge.

Mange frilansere og småbedriftseiere sliter med å skape fakturaer, spesielt de som gjør alt for sin virksomhet av seg selv.

I følgende innlegg vil jeg prøve å klargjøre denne prosessen, så vel som noen vilkår og praksis knyttet til det, samtidig som jeg unngår noen regnskapssjargong. I tillegg gir jeg deg 10 flotte faktura maler du kan tilpasse og bruke umiddelbart, og jeg vil vise deg noen flotte verktøy som vil forenkle livet ditt og hjelpe deg med å fakturere som en proff.

Hva er en faktura?

En faktura eller regning er et kommersielt dokument utstedt av selgeren, mottatt av kjøperen, og som inneholder detaljer som priser og mengder varer, betalingsmåter og maksimumsperiode innenfor hvilken kjøperen skal foreta betalingen.

Selgeren er leverandøren eller tjenesteleverandøren, mens kjøperen er kunde eller kunde.

Dette dokumentet er viktig for begge parter fordi selgeren trenger å beholde en kopi som en oversikt over deres salg, og kunden trenger å beholde en kopi som en oversikt over deres kjøp.

Sende en faktura indikerer at "noen skylder deg penger" og en mottak av en faktura indikerer at du skylder dem penger.

Hva skal en faktura se ut?

Utseendet og språket på fakturaene dine bør være i tråd med resten av merkevaren din og meldingen du vil levere. Det bør samsvare med visittkortdesign, brevhode, tagline, selv sidens farger.

Selv om faktura strukturen er industriavhengig, er det noen generelle elementer og regler som bør følges.

For å huske dette lettere, kan du dele fakturaen i seks forskjellige seksjoner:

Seksjon 1: Dine detaljer

Inneholder detaljer om firmaet ditt (eller ditt fulle navn hvis du er freelance), firmalogo, kontaktinformasjon, betalingsopplysninger etc.

Hvis bedriften din har en bestemt juridisk status, for eksempel hvis det er et selskap i USA, eller i Storbritannia er det begrenset, bør du inkludere informasjonen som er spesifikk for din jurisdiksjon. Det betyr vanligvis en offisiell adresse og registreringsnummer, men regler varierer, så sjekk med ditt lokale skattekontor.

I Europa, hvis du er momsregistrert, må du også inkludere ditt momsnummer.

Seksjon 2: Spillets regler

Her kan du angi fakturaalternativer som utstedelsesdato - datoen for fakturaen, netto vilkår, forfallsdato, valuta og postnummer.

I virksomheten er uttrykket netto 30 brukt til å indikere betaling innen 30 dager, eller det er ganske vanlig å se 10/15, netto 30 som er en annen måte å si 10% rabatt hvis betalt i 15 dager, og netto forfaller innen 30 dager.

Men folk som ikke er klar over forretningsterminologi, vet kanskje ikke hva dette betyr, så avhengig av hvem kjøperen din er, kan det være bedre å bruke vanlig engelsk i stedet: "Vær oppmerksom på at betalingen forfaller innen eller før 07.09.2013 ”.

Vær også oppmerksom på at datoformatene varierer internasjonalt. Betaling på grunn av 07/09/2013 kan bety betaling i juli eller september avhengig av klientens beliggenhet. For å unngå uklarhet bør du vurdere et mer formelt uttrykk som 9. juli 2013.

Et annet begrep som kan også forårsake forvirring er "ved mottak". Freshbooks produserte en interessant studie som sier at mange mennesker synes å tolke dette som "når du har lyst til det".

Det er som om de mottar en faktura med ordene "betales ved mottak" og umiddelbart dumper den inn i "når" haug. I stedet synes det å fokusere klientens sinn rundt en bestemt tidsramme ved å bruke bestemte vilkår som "21 dager" og faktisk få deg betalt raskere enn å be om umiddelbar betaling. - Zach Mathew

Seksjon 3: Din klient

Denne delen inneholder navn og adresse på kunden du fakturerer. Hvis du adresserer et firma med flere kontorer, må du angi riktig person eller avdeling. Dette er kanskje ikke den personen du har kommunisert under prosjektet, så for å få betalt raskere, sørg for å spørre hvem som skal gjøre med å betale deg.

Seksjon 4: Tittel og nummer på dokumentet

Vanligvis angir ordfakturaen tittelen, men avhengig av typen kan den også være Bill, Skattefaktura, Pro-Forma, Hurtig faktura osv. Hvis du er i tvil, hold deg til fakturaen.

Nummeret på fakturaen er en unik referanse-ID og brukes ved korrespondanse. Regelen er å aldri bruke det samme nummeret for flere dokumenter.

I enkelte jurisdiksjoner er det obligatorisk at faktura tallene stiger kronologisk. Men de trenger ikke å være på rad. Hvis du ikke vil at klienten din vet hvor mye arbeid som krysser pulten din, bør du vurdere å øke fakturanummeret med et tilfeldig nummer hver gang du skriver en ny faktura: Din første faktura vil være '00007', den neste ville være '00012', så '00014' og så videre.

Du kan også jobbe koder inn i fakturanummeret for å jogge minnet ditt, kom skatt tid. For eksempel 2013-06-WDD-002 kan oversettes som "Second Invoice for Webdesigner Depot i juni 2013". Dette avhenger av deg; Vær kreativ og finn et nummereringsprogram som passer deg best.

Seksjon 5: Liste over produkter og / eller tjenester

Den spesifiserte listen skal tydelig beskrive hva du lader for - navn / beskrivelse av produktet eller tjenesten, mengden, enhedsprisen, rabatt (vanligvis oppgitt som prosentandel), skatt og totalbeløp belastet.

Beskrivelsen bør samsvare med vilkårene du har avtalt med klienten din, så vær så spesifikk som mulig. Kontroller alltid for typoer, grammatiske eller beregningsfeil, da de gir dårlig inntrykk og kan skade omdømmet ditt. Faktisk, trippel-sjekk fakturaen din før du sender den ut.

En annen ting du bør vurdere er antall og enhetens prisoppføringer og sjekke hva reglene er. For eksempel for britiske bedrifter, hvis firmaet ditt er momsregistrert, vil HMRC-regler om momsfakturaer si at du må inkludere prisen per enhet på fakturaen din.

Hvis du belaster etter timen, kan du angi hvor mange timer du har brukt, samt timeprisen.

Subtotaler og totaler med en sammenbrudd av skatter bør beregnes under tabellen.

Pass på at alt er klart som dag, fordi hvis kunden ikke kan identifisere summen de blir bedt om å betale, er det svært sannsynlig at fakturaen din skal ende opp i "avtale med senere" haug.

Seksjon 6: Mumbo jumbo

Dette er en boks for din egendefinerte melding eller et notat som beskriver dine fakturavilkår mer grundig. For eksempel hvis du godtar mer enn en betalingsmåte, kan du her spesifisere hvilken du foretrekker. Er det en sjekk, bankoverføring eller PayPal?

Videre er det et perfekt sted å vise takknemlighet. Husk at du er høflig og kan virkelig få deg betalt raskere. Noen studier hevder at en enkel "takk" kan øke andelen fakturaer som betales raskt med mer enn 5%. Analogt kan det oversettes til mye penger per år.

Selv om en sen avgift ikke er min foretrukne måte å be om på betaling, husk at her kan du også spesifisere dette. For eksempel: "Rente påløpt 5% per måned deretter".

For å konkludere

Din faktura er et skjult markedsføringsverktøy. Tenk deg hvor flott det ville være hvis du kunne få dokumentet ditt til å skille seg ut blant 100-tallet av andre. Jeg blir personlig interessert i å jobbe med kunder som sender meg kreative fakturaer. En godt utformet faktura kan gi deg en fornøyelse.

For å komme i gang har vi satt opp 10 maler for deg å laste ned gratis, Husk å sette inn din egen branding og tilpasse ordlyden for en effektiv faktura.

Hvordan fakturerer du kunder? Hvilke tips vil du dele for å bli betalt i tide? Gi oss beskjed i kommentarene.

Fakturaer vennlig utformet av Dimitar Stojanov.

Utvalgt bilde / miniatyrbilde, faktura bilde via Shutterstock.