Da jeg sluttet jobben min for 7 år siden for å bli freelance som webdesigner, trodde jeg at jeg endelig var fri. Men det jeg snart skjønte var at jeg egentlig ikke hadde nesten like mye frihet som jeg trodde jeg ville.
Etter mitt første år med freelancing, begynte det på meg: Jeg tjener ikke penger når jeg ikke er på datamaskinen min, fakturering for min tid. Selv da jeg økte prisene, fant jeg at det var vanskelig å nivåere opp min virksomhet når jeg er den eneste som gjør alt arbeidet.
Jeg trodde, kanskje det er på tide å begynne å vokse teamet mitt og skalere opp. Så jeg begynte å outsource noen av arbeidet mitt. Og det var da jeg trengte problemer ...
Jeg slo meg inn i mange av de samme fallgruvene som de fleste frilansere løper opp når de begynner å outsource for første gang. Hvis du har behandlet noen av disse, så la meg fortelle deg: du er ikke alene!
Nesten hver gang jeg delegerte en oppgave til noen jeg hyret tidlig på, tok det bare en dag før jeg trakk tilbake og gjorde det selv. Visst, oppgaven ble gjort, men jeg var tilbake på samme sted som jeg var før: Det var solo og satt fast på meg selv.
I begynnelsen skjedde dette hele tiden med meg. En nettside ble ikke kodet riktig, eller et PSD mockup-design oppfyller ikke de standardene jeg hadde håpet på. Så jeg vil betale frilanseren, og deretter gjøre jobben selv igjen. Nå jobber jeg ikke bare med arbeidet, men jeg betaler for det!
Jeg var så spent på å ansette min første virtuelle assistent, så jeg kunne delegere alle de lave oppgavene som tar opp så mye av dagen min. Men når jeg brakte dem på, fant jeg meg selv å tilbringe enda mer tid bare å tenke opp ting for å holde dem opptatt. Det alene gjorde meg enda travlere!
Gjennom årene har jeg lært mange ting på den vanskelige måten når det gjelder outsourcing og vekst av teamet ditt - spesielt som freelancer, oppstarting av virksomheten din fra grunnen. Så for resten av denne artikkelen skal jeg dele de viktigste leksjonene jeg lærte for å hjelpe deg med å unngå noen av de samme feilene jeg gjorde.
Før du kan begynne å ansette, er det mye du må gjøre for å forberede. Hvis du vil vokse utover bare en enkeltpersonoperasjon, vil det kreve et fundamentalt skifte i måten du nærmer deg arbeidet ditt og din virksomhet.
Jeg anbefaler sterkt frilansere som ser på å skalere opp, for å bevege seg mot å produktisere tjenesten. Jeg mener ikke å gå og bygge neste store programvareprodukt. Det er et stort skritt å lage, og vil kreve mye erfaring for å få trekkraft. Men posisjonering av tjenesten som et produkt er et mye smartere første skritt mot å vokse inn i en mer skalerbar forretningsmodell, som i siste instans kan drives av et lag.
Når du produktiverer tjenesten, er det du virkelig gjør å etablere forutsigbarhet.
Du skal fra å ta på prosjekter av forskjellige former og størrelser, implementere alle slags forskjellige løsninger for ulike typer klienter, til en mer forutsigbar, repeterbar tjeneste. Jo mer du leverer samme tjeneste, jo mer forutsigbare prosessen er, og jo lettere blir det å trene et lag for å utføre noen (eller alle) oppgavene.
Det var ikke før jeg produktiserte min tjeneste at min kamp for å holde ansatte mine opptatt, gikk bort. Virksomheten hadde klart definerte prosesser som måtte gjennomføres hver uke, så det var fornuftig å ansette (og beholde) folk for disse jobbene.
Dokumentasjon er en av de viktigste tingene du kan gjøre for å hjelpe bedriften å forberede seg til å vokse. Uten veldokumenterte prosesser og instruksjoner vil trening og arbeid med dine første lagkamerater alltid være et opplagsslag.
I begynnelsen, da jeg pleide å outsource deler av klientprosjekter til en freelance webutvikler eller designer, gikk jeg utover for å dokumentere nøyaktig hva jeg trengte dem til å gjøre, hvordan jeg forventet å bli levert, og til hvilken dato.
Over tid, ettersom virksomheten min ble overført til en produktisert tjeneste, ble disse dokumentene våre standard operasjonsprosedyrer. Disse er som motoren bak hele vår operasjon. Uten våre prosedyrer ville virksomheten ikke løpe, i hvert fall ikke uten at jeg gjorde alt arbeidet!
Hvis det er en ting du kan gjøre for å komme nærmere å være klar til å ansette og delegere arbeid utenfor platen din, dokumenterer den prosessen din for hvordan du jobber.
Her er noen tips:
Husk at dokumentasjonsprosedyrer er mye arbeid, og det vil ta mye tid, spesielt i begynnelsen. Men du investerer denne tiden oppe, slik at du i det siste kan fjerne ting fra tallerkenen din. Det er vel verdt det.
Målet ditt er å lage prosedyrer som vil gjøre lagkameratets jobber uendelig enklere og plassere dem for å lykkes.
Ditt ultimate mål som du tar med på din første lagkameratene er å frigjøre din egen tid, ikke sant?
Så hva vil du gjøre med fritiden din, når du har delegert de oppgavene du pleide å gjøre? Det er veldig viktig at du gir dette litt tanke før heller enn senere. På denne måten kan du utnytte tiden din effektivt for å utvide virksomheten din ytterligere. Slik ser du en avkastning i å investere i å ansette teamet ditt.
Jeg ser på to måter freelancers kan gå med dette:
Tidlig var jeg i denne leiren. Som freelance webdesigner ønsket jeg å slutte å gjøre de tingene jeg ikke likte, som back-end-koding og innlasting av innhold, og flere ting jeg likte, som wireframes, design og CSS. Så jeg outsourcet de tingene jeg ønsket å komme av platen min, slik at jeg kan fokusere mer på design.
Jeg endte til slutt mot denne ruten. Da jeg produktiserte tjenesten min, ønsket jeg ikke lenger å outsource bare deler av operasjonen. Jeg sakte og metodisk outsourcet hver oppgave i vår tjeneste. Nå er hovedrollen min å jobbe med større bildevisjon, markedsføring, og hjelpe teamet vårt med å jobbe mer effektivt etter hvert som virksomheten vokser.
La oss nå snakke detaljer. Jeg hører mange av disse spørsmålene fra folk på nyhetsbrevet mitt og folk jeg snakker med på konferanser etc. Så vi kan dekke dem en etter en.
Jeg anbefaler ikke å ansette en jack i alle handler, eller prøver å be noen om å gjøre alt i din bedrift. Jeg gjorde denne feilen tidlig, og det resulterte i ufokusert og uproduktivt arbeid.
Hvis du trenger utviklingsarbeid gjort, ansett en utvikler. Trenger du en photoshop mockup? Lei en designer. Sikker på at det er nyttig hvis de har noen crossover-opplevelse, men du vil ha et mye mer polert ferdigprodukt hvis du har en ekspertekspert for hver rolle.
Jeg foretrekker eksternt arbeidskraft. Selv om jeg jobber på et kontorlokal nå og jeg har plass til å ta med en lagkamerat eller to, har jeg alltid funnet det utfordrende å finne den perfekte passformen når du ansetter lokalt.
Å ansette ekstern åpner et verdensomspennende talentbasseng for å velge mellom. I tillegg kan du dra nytte av de verdensomspennende markedsplassene som ODesk , eller Elance . Hvis du ansetter webdesignere / utviklere, anbefaler jeg også AuthenticJobs .
Jeg har alltid (og fortsetter å) jobbe med en blanding av begge. Hver har sine fordeler og ulemper, avhengig av hvilken rolle du ansetter.
Det er også noen svært vanlige misforståelser. Ansette utenlands på steder som Filippinene og India er ofte forbundet med lav kvalitet, upålitelig og flaky resultater. Jeg har sikkert jobbet (kort) med mindre enn ønskelige arbeidere, men jeg har også funnet noen av de beste, lyseste og mest talentfulle lagkameratene jeg noensinne kunne be om i utlandet.
Å ansette i hjemlandet kan være mer fornuftig hvis du har budsjettet for det, og du trenger en lagkamerat med høyere erfaring. Det kan også hjelpe i situasjoner der personen vil være klient-vendt personlig eller via telefon eller skype.
Som freelancer jobber prosjekt-for-prosjekt, gir en midlertidig entreprenør det mest fornuftige. Det er lett å budsjettere for kostnaden ved å ansette en entreprenør når du vet nøyaktig hvor mye du skal gjøre på prosjektet.
Men når du begynner å tiltrekke seg en konsistent arbeidsstrøm, eller hvis du har produsert virksomheten din, kan det være mer fornuftig å overføre en entreprenør til en vanlig ukentlig deltidsplan. Jeg foretrekker denne ruten fordi jeg liker å bygge et langt, sterkt samarbeidsforhold med hver av lagkameratene, i stedet for å stadig hoppe fra entreprenør til entreprenør.
Jeg anbefaler ikke å ansette en heltid (40 timer / uke) til behovet er der. Når du støtter opp, kan du ofte gjøre med å ha en arbeidstaker jobbe 20-30 timer i uken en stund. Dette kan også være å foretrekke for dem også, hvis de balanserer andre forpliktelser som andre kunder, en familie eller et sideprosjekt.
Først og fremst ser jeg alltid etter personer med enestående kommunikasjonsevner - uansett hvilken rolle jeg ansetter for. En god kommunikator vil alltid være en rask lærer og ofte bryr seg mer om sitt arbeid.
Under ansettelsesprosessen anbefaler jeg et flertallet intervju. Start med noen spørsmål via e-post for å vise deres skriftlige kommunikasjonsstil. Deretter går du til et Skype videointervju. Jeg gjør noen ganger to eller flere videointervjuer med kandidater ettersom jeg smaler ned shortlisten.
En annen måte å sikre at den skal fungere på, er å starte med en (betalt) prøveperiode eller et prøveprosjekt. Selv om jeg kaller dette et "prøveprosjekt" -prosjekt, gir jeg dem ofte et stykke virkelige prosjekt for å jobbe med, men noe som er lavt prioritert. Først vil i det minste noe produktivt bli gjort, og for det andre får jeg en følelse av det de virkelig liker å jobbe med når "når det teller".
Hvis det er et råd jeg håper du kommer unna med denne artikkelen, er det dette: du vil aldri få det 100% riktig første gang du outsource. Som noe annet, krever det mange forsøk og feil før du lærer hva som fungerer og hva som ikke skjer i din spesielle situasjon.
Bare husk, målet ditt er å fjerne deg selv og få mer frihet. Så det er verdt den lange reisen til outsourcing for å komme dit!
Utvalgt bilde / miniatyrbilde, nettverksbilde via Shutterstock.