Den grunnleggende ideen om et møte er enkelt: det er når to eller flere mennesker kommer sammen for å diskutere ett eller flere emner. Det kan være i en formell eller uformell setting. Det kan være blant personer i en organisasjon eller mellom personer i mer enn én organisasjon.

Konseptet med møtet er gammelt. På sitt mest grunnleggende nivå holdes møter for å få folk til å snakke om ting. Det kan være gode grunner til å ha møter og dårlige grunner til å ha møter, som vi begge skal diskutere.

Det er forskjellige typer møter, og noen av dem er iboende mer produktive enn andre.

Når skal de ha dem

Det er noen gode grunner til å ha møter. Det er mange ganger når et møte er den beste måten å få noe gjort på.

Salgs- og klientmøter er en åpenbar tid når møter er nødvendige. Dessuten er det andre gode grunner til møter:

  • Brainstorming økter : Dette er ofte mye lettere å gjøre ansikt til ansikt, selv om det betyr nesten.
  • Å bygge opp støtte til en beslutning : Selv om møter for å ta avgjørelser ofte er tidsbesparende, er det noen ganger en god ide å møte møter for å bygge støtte når en beslutning er fattet.
  • Å dekke noe viktig : Noen ganger er et lite møte en god måte å dekke noe viktig med nøkkelpersoner. Dette kan være spesielt sant hvis de viktige nyhetene ikke er særlig positive. Ansikts-til-ansikt-interaksjon er ofte en mye bedre måte å knuse dårlige nyheter enn noe upersonlig som en e-post.

Når å hoppe over dem

Møter er ofte utrolig ineffektive måter å kommunisere med ansatte, teammedlemmer og til og med klienter. De kan avbryte arbeidsdagen på måter som er svært skadelige for produktiviteten. De kan ta betydelig lengre tid enn planlagt. Og mange ganger fører de ikke til noen form for produktiv konklusjon.

Hvis det ikke er en god grunn til å ha et møte i stedet for andre former for kommunikasjon, er det bedre å utforske andre alternativer for å oppnå det resultatet du håpet å få fra et møte.

Her er noen dårlige grunner til å ha møter:

  • Statusmøter : Disse holdes ofte bare for å informere folk om hva som skjer med noe, men i de fleste tilfeller er e-post eller lignende kommunikasjon mer effektiv og slipper mye mindre tid.
  • Oppdateringsmøter : Som statusmøter brukes oppdateringsmøter når ulike gruppemedlemmer trenger å oppdatere hvor de er med et prosjekt. Og igjen, e-post eller andre tekstbaserte meldinger ville være mer effektive.
  • Å la alle bli hørt : Disse typer møter sparer ofte en utrolig lang tid, selv om det lykkes godt. I stedet ber alle om å sende inn sine ideer eller bekymringer, og deretter finne måter å adressere dem på (som kan inkludere et møte).

Nå er det selvfølgelig ganger når møter har mer å gjøre med sosiale forventninger enn at man faktisk får arbeid. Dette gjelder spesielt når det gjelder klientmøter. Noen klienter føler behovet for den "ansiktstiden" med folk de ansetter, og du må kanskje bare takle det eller risikere å miste klienten. I slike tilfeller er det best å planlegge på noen oppfølgingskommunikasjon for å klargjøre alt som diskuteres i møtet.

Hvem skal inkluderes

Det er viktig at alle som er med på et møte faktisk trenger å være der, og at alle som trenger å være der, faktisk er der.

Hvis du møter et bestemt prosjekt, bør alle involvert i prosjektet være der. Hvis du møter med klienter, så sørg for at de faktiske beslutningstakere er der hvis det er mulig. Du vil snakke direkte med den personen som faktisk tar avgjørelsene, i stedet for en annen medarbeider du må stole på, for å nøyaktig overføre det du har sagt.

Typer møter

Det er mange forskjellige typer møter. Noen er svært nyttige, mens andre er mindre.

Interne møter

Interne møter, ellers kjent som stabsmøter eller lagmøter, holdes i organisasjonen. De kan omfatte hele staben din (sjelden en god ide), eller bare bestemte nøkkelpersoner.

Interne møter kan holdes av flere årsaker, men oftest holdes de når informasjon deling og diskusjon må skje i en gruppe.

Det er noen gode grunner til å holde interne møter:

  • Brainstorming økter
  • Mål møter
  • Teambygging (disse holdes ofte utenfor kontoret, men ikke nødvendigvis)
  • Store bilde møter (vanligvis holdt bare en gang i året eller så)

Interne møter pleier å være den mest tilbøyelige til å kaste bort tid, men. Det er ofte bedre måter å kommunisere og effektivt arbeide sammen enn å ha formelle møter, så pass opp for å bruke dem som en distraksjon.

Eksterne og virtuelle møter

Virtuelle møter blir stadig mer vanlige da flere lag og bedrifter ansetter fjerntliggende arbeidstakere. Noen selskaper opererer uten annet enn et virtuelt kontor, noe som betyr at de nesten eksklusivt har eksterne møter.

Disse gjøres vanligvis via verktøy som Skype eller andre webkonferansetjenester. Det finnes også en rekke andre eksterne konferanse- og samarbeidsverktøy der ute, avhengig av hva du trenger å oppnå. Og selvfølgelig er det alltid kjennetegnet på det eksterne møtet: konferansesamtalen.

Salgsmøter

Salgsmøter holdes hos potensielle kunder, og er ofte mer av "å bli kjent med deg" slags situasjon. Målet her er å bli kjent med klienten og overbevise dem om at du er riktig lag for jobben (eller i hvert fall ikke feil team).

Salgsmøter kan holdes på kontoret, på klientens kontor, eller på et tredje sted som en restaurant eller kaffebar.

Det er noen få nøkler til salgsmøter, spesielt hvis du møter et eller annet sted offentlig.

  • Hvis du er vert for møtet på ditt eget kontor, skal du gi minst noen lette forfriskninger som kaffe.
  • Hvis du går til klientens kontor, vær oppmerksom på kleskoden til forretningsstedet. Mens du ikke nødvendigvis trenger å matche det helt, vil du ikke oppleve i en tredelt dress når alle er i jeans og t-skjorter, eller omvendt.
  • Ta din signal fra din potensielle klient om mat og drikke hvis du møter på en restaurant. Hvis de ikke bestiller alkohol, bør du heller ikke. Selv om du klient drikker tungt, bør du ikke være. Hold deg profesjonell!
  • Forvent å plukke opp fanen hvis du tar en klient til en restaurant, kaffebar, etc.
  • Det er en god ide å tenke på et salgsmøte litt som en første date: du vil finne felles grunnlag samtidig som du gir et godt (og nøyaktig) førsteinntrykk.

Salgsmøter blir ofte sett på som et nødvendig onde. Noen trives i disse innstillingene og kan lukke en avtale med en klient uten problem. Andre folk hater dem og unngår dem hvis det er mulig. Men dessverre vil enkelte kunder insistere på denne typen møte før de er villige til å jobbe med deg.

Møter med eksisterende kunder

Noen ganger vil en klient du allerede jobber med, ønske et møte. Dette gjøres ofte for å få oppdateringer på prosjektet, eller om omfanget av prosjektet må endres.

Noen ganger møter du et sted nøytralt, men disse møtene holdes ofte på din eller klientens kontor. Igjen, som et salgsmøte, vil du gi noen grunnleggende forfriskninger hvis du møter på kontoret din.

Avspillingsmøtet er en svært vanlig type planleggingsmøte du måtte ha for hver ny klient. Dette er når klienten og de fleste eller hele prosjektgruppen møtes ved starten av et prosjekt for å bli kjent med hverandre og diskutere hvert lagmedlems rolle. I noen tilfeller vil dette ikke bli holdt hos en klient, og vil i stedet være et internt møte.

Årlige møter

Årsmøter er litt forskjellige, og er ofte mer som konferanser enn det vi pleier å tenke på som møter. Et årsmøte vil bringe sammen alle i en organisasjon, og noen ganger inkluderer høyttalere, workshops, klasser og lignende.

Disse er mest vanlige i store selskaper med mange kontorer, men de er også ganske vanlig blant selskaper som har en distribuert arbeidsstyrke. Det er en god måte for ansatte som sjelden samhandler i person for å koble sammen, og kan styrke selskapets interne kultur.

Overlevende klientmøter

Klientmøter legger mer press på deg enn det gjennomsnittlige interne møtet. Du må gjøre et faglig inntrykk om det er det første møtet eller femtende. Det er ganske mange ting du kan gjøre for å sikre at klientmøtene dine er effektive.

Du trenger en agenda

Hvert møte du har med klienter, bør ha en agenda, selv om det bare er i hodet ditt. Møter holdes av en grunn, og det er visse ting som må tas opp. Spør kunden om hva formålet med møtet er (hvis de har bedt om det) slik at du har et klart bilde av hva som må oppnås.

Sett viktige mål

Dette knytter seg direkte til dagsordenen, selv om det ikke nødvendigvis er det samme. Dine mål for møtet kan være å avklare visse aspekter av et prosjekt, eller for å få kunden til å melde seg på en ide du har. I begge tilfeller, å vite hva målene dine går inn i møtet, og å vite hva kundens mål er, vil bidra til et jevnere møte.

Still gode spørsmål

På de fleste klientmøter vil du samle informasjon fra klienten, selv om denne informasjonen er tilbakemelding på dine ideer eller forslag. Ved å stille gode spørsmål fra kundene dine, vil du kunne komme til roten til det de ønsker, og hva de egentlig tenker. I noen tilfeller kan klientene selv ikke vite hva de vil, og bare gjennom å stille spørsmål om dem, vil du kunne lede dem til en konklusjon.

Pass på at de riktige personene er der

Som allerede nevnt må du sørge for at de viktigste beslutningstakerne på et prosjekt er tilstede på møtene dine. Uten dem kan møtet ikke nå en konklusjon eller løsning, og du risikerer å bli fanget i en uendelig syklus av oppfølging.

Når du setter opp et klientmøte, er det greit å spørre og til og med be om at bestemte viktige beslutningstakere vil være til stede (hvis du vet hvem de er). Hvis du ikke vet hvem de er, er det akseptabelt å spørre hvem du møter hvis det er flere personer som er involvert i beslutningsprosessen, og se om de skal delta.

Vær forberedt

Å være forberedt er to ganger. Først må du sørge for at du har all den informasjonen du trenger for å kunne presentere til kunden din riktig. Det inkluderer visuelle hjelpemidler om nødvendig, samt eventuelle prototyper eller mockups du kanskje har.

Hvis du ikke møter på kontoret, må du være sikker på at du har tilgang til wi-fi hvis du trenger å vise online-aktiver. Har en back-up plan bare i tilfelle. Ingenting ser mer uprofesjonelt ut enn når du møter et møte, og kan ikke vise dem hva du har lovet.

For det andre er det uunngåelig at kundene dine vil ha noen spørsmål eller innvendinger mot hva du møter om. Det er nøkkelen til å være forberedt på disse spørsmålene eller innvendingene. Det kan noen ganger være en god ide å øve en presentasjon foran andre, for å se hvilke spørsmål eller innvendinger de kan ha som en måte å forberede seg på.

Ta notater

Du bør alltid ta notater under et klientmøte. Du kan ikke stole på minnet ditt for å huske viktige detaljer eller diskusjonspunkter. Selv bare en bred oversikt over det som ble diskutert, kan være nyttig.

En teknikk som kan være nyttig hvis du tar notater under selve møtet, er ikke praktisk, eller hvis du bare kan skrive ned noen ting, er å lage noen notater umiddelbart etter møtet. Hvis du har tatt noen notater under møtet, og deretter tar du fem til ti minutter etterpå for å kutte dem ut og legge merke til andre ideer som kommer til deg, vil du mindre sannsynlig glemme noe viktig.

Send et sammendrag etter møtet

Det er viktig at alle i møtet er en samme side på slutten. Derfor kan sammendraget etter møtet være et utrolig nyttig verktøy. Ta noen minutter til å skrive opp et sammendrag av møtet, spesielt med eventuelle konklusjoner som ble nådd, eller noen tiltak som må tas.

Tilordne oppfølgingsoppgaver

Sannsynligvis vil du legge et møte med en liste over ting som må gjøres neste. Med mindre du håndterer dem selv, må du sørge for at hver oppgave er tildelt et lagmedlem for ferdigstillelse.

Gjør interne møter produktive

Vurderer 37 milliarder kroner i lønnskostnader blir bortkastet hvert år på unødvendige og uproduktive møter for amerikanske bedrifter alene, er det viktig at du begrenser møtene dine og holder dem på sporet.

Det er massevis av mulige måter for interne møter for å få off-track og sløsingstid. Det er derfor så mange selskaper unngår dem helt. Men det er noen nøkler for å holde dine nødvendige møter produktive.

Vurder timing

Når du har møter er en svært viktig del av hvor effektive de er. Selv om møtet i seg selv bare varer i 30 minutter, hvis det avbryter den mest produktive tiden til dine ansattes dager, er det ikke en god bruk av tid. Overvei å ha møter første ting om morgenen (når mange ansatte kommer til å kaste bort tid på å få kaffe og chatte med sine medarbeidere, eller gjøre meniske oppgaver som å ta opp på e-post) eller etter lunsj.

Noen av de verste tider for møter er rett før lunsj (alle er sultne og ønsker å forlate) og på slutten av dagen (folk er mer fokusert på å fullføre sitt arbeid slik at de kan gå hjem for natten). Midt på morgenen og midt på ettermiddagen kan det være bra eller dårlig, avhengig av arbeidssyklusene til dine ansatte.

Definer en hensikt og agenda

Hvert møte skal ha en hensikt som bør defineres før møtet. I tillegg bør møteledelsen deles med de som deltar i møtet, slik at de vet hva de kan forvente.

Ingenting gir mer stress eller mer bortkastet tid enn et mysteriumsmøte som ansatte ikke vet formålet med. Dette gjelder spesielt hvis selskapet gjennomgår noen form for endringer eller har problemer økonomisk eller på annen måte (eller hvis det er ryktet å ha problemer).

Ansatte er ofte igjen lurer på om neste møte er det de vil finne ut om masseoppsigelser, store endringer i avdelingsstruktur eller arbeidsoppgaver, eller verre; Selve selskapet avsluttes. Det tar bort fra produktiviteten deres før møtet, da de er igjen bekymret for hva møtet vil inneholde.

En dagsorden for møtet skal sendes ut før møtet starter. Det skal klart skissere hva som skal diskuteres, samt tid og lengde på møtet.

Hold deg på emnet

Siden du har en agenda, er det lettere å holde på emnet gjennom hele møtet. Hvis deltakerne tar opp flere emner, gjør oppmerksom på dem for å diskutere senere, men ikke hev av agendaen.

Det kan til og med være nyttig å spørre en bestemt deltaker å være ansvarlig for å holde ting på sporet. Det er en viktig jobb, og en som må håndteres hvis du har noe håp om å gjøre møtene dine produktive.

Bare nødvendige personer skal delta

Hvorfor kaste bort tiden til ansatte som ikke trenger å være på et møte? Bare personer som er direkte involvert i det som møtets emner er, bør være tilstede. Noen ganger betyr dette at det deles opp i mer enn ett møte, slik at emner er relevante for hvert sett av deltagere. Dette er en mye bedre ide enn å kreve ansatte som bare trenger å være der for en liten del av et møte fra å kaste bort en time på arbeidsdagen.

Forbered deg tilstrekkelig

Når du har agendaen din i hånd, kan du tilstrekkelig forberede deg på møtet. Pass på at du har alt du trenger, og sørg for at all informasjon som dine deltakere trenger før tid, deles før møtet starter. Det siste du bør gjøre når møtet begynner, ser gjennom tilfeldige notater for å finne ut hvor du skal begynne eller hva du skal dekke.

Dette er også grunnen til at det er viktig å dele agendaen med de som deltar, slik at de også har tid til å forberede seg tilstrekkelig.

Hold deg til klokken

Hvert møte skal ha en starttid og en sluttid. Disse tider bør overholdes. Det betyr å starte møtet til tide, selv om ikke alle er der. Det betyr også å avslutte møtet, selv om ikke alt har blitt dekket. Strengt håndheve dette vil gjøre deg mer effektiv, da du vil være mindre tilbøyelig til å gå av hvis du vet at du må komme gjennom bestemte ting i en bestemt tidsperiode.

Hvis noen er sent, ikke ta tid fra møtet selv for å samle ting for dem. Alt som gjør, er å straffe dem som har gjort en innsats for å være punktlig og sløsing del av møtet.

Du må også holde møtene korte. Et møte skal stort sett aldri løpe mer enn en time, og begrense det til tretti eller femten minutter er en mye bedre ide. Jo kortere møtet, desto lettere er det å holde seg på sporet, og jo mindre tid må du gå av emnet. Det skaper også en følelse av haster blant de som deltar, og du finner det lettere å flytte gjennom emner raskt.

Det ene unntaket til korte møteregelen er for brainstorming økter. Men selv disse bør brytes opp i kortere økter for å hindre utbrenthet. Brainstorming for en time og deretter ta en pause for litt før du kommer tilbake til det kan være mye mer produktiv enn å prøve å jobbe rett i to eller tre timer.

Oppmuntre til deltakelse

Møter bør engasjere dem som er til stede, slik at de er mer sannsynlige å faktisk være oppmerksom og få noe ut av møtet. Still spørsmål, spør etter ideer, og be om tilbakemelding ved slutten av møtet. Det kan også være lurt å be om en postmorem stilrapport fra ansatte etter møtet, slik at du kan forbedre ting neste gang.

Å gi de ansatte agendaen og annen viktig informasjon før møtet betyr at de vil være bedre forberedt på å stille spørsmål eller gi innsikt når de blir spurt.

Ta gode notater

Noen i møtet skal få tildelt oppgaven og deretter distribuere dem til gruppen etter at møtet avsluttes. Selv om formelle møter kanskje ikke er nødvendige, er notater alltid en god ide.

Oppmuntre hver deltaker til å ta notater, men vær ikke overrasket hvis noen ikke gjør det. Noen foretrekker å absorbere under møtet og ta hensyn til alt som blir sagt, og vil legge notater etter møtet avsluttes.

Tilordne oppfølging

På slutten av de mest effektive møtene vil det være noen oppgaver som må fylles ut. Dette kan inkludere oppgaver som har oppstått på møteens dagsorden, eller områder hvor mer informasjon er nødvendig for å kunne ta en beslutning.

Ta et minutt for å tilordne hver av disse oppfølgingsoppgaver til den som er best egnet til å fullføre dem. Ved å tildele dem spesifikt, vil de faktisk bli ferdig, og noen vil være ansvarlig hvis de ikke gjør det. Ellers risikerer du at det neste møtet blir mindre effektivt fordi ikke alt fra forrige møte har blitt håndtert.

Håndtere eksterne møter

Med flere og flere designteam desentralisert og arbeider eksternt, blir det eksterne møtet blitt mer populært. Mens mange av de samme tingene gjelder for virtuelle møter som gjelder for de som holdes i person, er det noen spesielle hensyn.

Først og fremst må du kanskje finne ut skjermharing for noen eller alle møtedeltakere. Selv om skjermharing ikke er nødvendig, trenger du kanskje en virtuell whiteboard eller noe som ligner på å dele ideer.

Du vil sannsynligvis ønske å bruke nettvideo, som Skype, for å gjøre de eksterne møtene mer personlige. Dette er spesielt viktig hvis du møter mennesker du ikke har møtt personlig.

I små møter kan det hende du vil deaktivere dempingsfunksjonen for å holde alle mer engasjert. Dette kan også være en distraksjon, men spesielt hvis noen av dine eksterne deltakere jobber hjemmefra og kan ha andre ting som skjer i bakgrunnen. Så vurder det, men tenk ikke på det som en hard og rask regel.

Som virkelige møter, bør du fortsatt holde deg til en bestemt tid og agenda, og sørg for å starte og avslutte møtet i tide.

Ressurser for eksterne møter

Google+ Hangouts er en gratis tjeneste fra Google som er en fin måte å snakke ansikt til ansikt på, og du kan koble fra hvilken som helst enhet, og til og med starte en videosamtale rett fra Gmail.

hangouts

Skype tilbyr gruppevideochatt som er perfekt for eksterne møter.

skype

Yugma tilbyr gratis og betalt webkonferanse for store og små bedrifter.

Yugma

WebEx , fra Cisco, tilbyr virtuelle møter som starter på bare $ 19 / month (selv om det er en gratis plan som lar opptil 3 personer møtes). De tilbyr til og med verktøy for webopplæring og arrangementer.

WebEx

Voxwire er en enkel webkonferanseløsning som fungerer på mobile enheter (inkludert iOS, Blackberry og Android), og krever ingen nedlastinger.

voxwire

Spreed tilbyr skjermdeling, presentasjonsstøtte, whiteboards med PDF-eksport og mer.

spreed

ReadyTalk tilbyr web-, lyd- og videokonferanser, og tilbyr til og med "Simulative" automatiserte webinars.

readytalk

Mikogo Lar deg være vert for møter, levere presentasjoner eller til og med gi ekstern støtte med både gratis og betalte kontoer.

Mikogo

Gå til møte tilbyr videokonferanser og skjermer for opptil 3 personer gratis, med betalte kontoer for flere brukere.

gå til møte

GatherPlace er en enkel måte å webkonferanse som tilbyr en 14-dagers gratis prøveversjon.

gatherplace

BeamYourScreen tilbyr enkel skjermdeling for nettmøter, webkonferanser og mer.

BeamYourScreen

Vyew tilbyr sanntids visuelt samarbeid uten installasjoner som er nødvendige.

Vyew

Twiddla er en web-basert "møte lekeplass" som krever ingen oppsett og tilbyr en 30-dagers gratis prøveversjon.

twiddla

Sync.in er en online tekstbehandler som tilbyr sanntidssamarbeidsfunksjoner.

SYNCIN

Bli med meg tilbyr øyeblikkelig skjermdeling med ubegrenset lyd og andre kraftige verktøy.

bli med meg

Bål tilbyr teamsamarbeid med sanntidschatt. Den lar deg dele tekst, filer og kode i sanntid med transkripsjoner.

bål

Zoho møte lar deg koble til og skjerm dele med andre, og inkluderer integrerte lydkonferanser.

zoho møte

Fuze tilbyr gratis måter å møte og dele eksternt, og arbeider med en rekke plattformer.

brannrør

Huddle tilbyr sømløse samarbeidsverktøy for distribuerte lag, og er optimalisert for mobile enheter.

klynge

Meetin.gs tilbyr enkle møteplanleggingsverktøy og integreres med Skype, Hangouts og Lync.

møter

MeetingBurner tilbyr verktøy for webinar og skjermharing, og det er gratis for opptil 10 personer uten installasjon nødvendig.

meetingburner

Konklusjon

Møter er et vanskelig emne som enten kan øke din virksomhet og forbedre arbeidet ditt, eller suge bort produktiviteten og skape mye flere problemer enn de løser. Å planlegge effektive møter og bare bruke møter når de faktisk er nødvendige, er en god vane å komme inn på, og en som ikke er spesielt vanskelig.

Utvalgt bilde, møte bilde via Shutterstock.