Hvordan håndtere informasjon overbelastning
Internett har et vell av informasjon om nesten alle temaer man kan tenke på. Med et enkelt søk kan du få tilgang til kunnskap om nesten ethvert emne der ute.
Faktisk kan du ofte få så mye informasjon tilbake at det er litt skremmende selv å vite hvor du skal begynne. Informasjonsoverbelastning blir mer og mer vanlig som stadig voksende mengder informasjon går online.
I verste fall kan overbelastning av informasjon være lammet. For mye informasjon kan føre oss til å føle seg overveldet og ute av stand til å ta avgjørelser. Det kan gi oss mer forvirret enn hvis vi aldri hadde fått informasjonen til å begynne med.
Den gode nyheten er at overbelastning av informasjon kan håndteres. Det krever ikke å koble fra Internett eller noe ekstremt, bare noen prioritering og organisasjon fra din side. Les videre for en komplett guide til å håndtere informasjon overbelastning.
Differensiering mellom det som er viktig og hva som ikke er
En del av problemet med overbelastning av informasjon har å gjøre med en persons manglende evne til å skille mellom det som er viktig og hva som ikke er. Vi har en tendens til å ønske å vite alt som skjer, enten det påvirker oss direkte eller ikke.
Begynn å tenke på områdene i ditt liv hvor informasjon er viktig. Enda viktigere, tenk på informasjonen du tar i hver dag, og finn ut hva du ikke trenger å vite. Dette kommer til å variere fra person til person, avhengig av din egen livsstil, yrke og personlige liv.
For eksempel, hvis du er en tung investor, kan det være viktig for deg å holde deg oppdatert om hva som skjer i aksjemarkedet på en daglig basis. Men bare hvis du klarer dine egne aksjer. Hvis du har en god megler som du stoler på, så la dem håndtere det og bare ta en titt på hva som skjer i markedet på ukentlig eller månedlig basis. Bedre enn, spør megleren om å sende deg månedlige oppdateringer, slik at du ikke trenger å finne ut informasjonen.
På den annen side, hvis du ikke investerer i aksjemarkedet, hvorfor sjekker du det hver annen time i løpet av arbeidsdagen din? Hvorfor tilbringer du en time på oversjøiske markeder hver morgen? Hvis du lider av overbelastning av informasjon, må du ikke være oppmerksom på ting som ikke har direkte innvirkning på deg.
Her bør du lage et par lister, for å hjelpe deg med å sortere gjennom informasjonen som bombarderer deg hver dag. Først må du lage en liste over ting du absolutt må vite om.
Denne listen skal inneholde ting som er direkte relatert til ditt profesjonelle eller personlige liv. Deretter lage en liste over ting som er viktige for deg, men kanskje ikke har stor innvirkning på yrket eller ditt personlige liv. Dette kan være ting knyttet til en hobby eller annen interesse. Deretter lage en liste over alle tingene du blir informert om som ikke vises på de to første lister. Dette er de tingene du vil ta en lang, hard titt på i et forsøk på å fjerne noe av informasjonen som kommer til deg hver dag.
Hvor kommer informasjonen fra?
Den andre tingen du må se på, er hvordan du får all denne informasjonen. Er det ting folk sender til deg eller deler med deg online? Får du et dusin e-post nyhetsbrev som leveres til innboksen din daglig eller ukentlig? Abonnerer du på 100 eller flere RSS-feeder? Er du ute etter informasjon på nettet?
Lag en liste over hvordan du får all denne informasjonen, nettstedene og tjenestene du bruker, og et grovt anslag på hvor mye tid hver av disse tingene tar deg hver dag. Se deretter på hvordan disse kildene samsvarer med elementene i de to første lister du har laget i forrige seksjon. Merk hver kilde som tilsvarer den første listen med "1", de som samsvarer med den andre listen med en "2" og de som faller inn på den tredje listen med "3".
Når du har merket hver kilde, må du også se på om det er en passiv kilde eller en aktiv kilde. Passive kilder er de kildene som gir deg informasjon uten at du må finne ut det. E-post og RSS-feeder faller begge inn i denne kategorien. Aktive kilder vil være nettsteder du besøker med jevne mellomrom at du ikke abonnerer på via enten e-post eller RSS.
1. begrense dine kilder
Det første trinnet i å håndtere informasjon overbelastning er å begrense kildene til informasjonen din. Se på kildelisten din informasjon kommer fra og finne ut hvilke som ikke er nødvendige.
Det er noen kriterier for å avgjøre hva som ikke er nødvendig og hva som er. Først, hvis to kilder tilbyr stort sett det samme innholdet, bli kvitt en av dem. For det andre, hvis det er noen RSS-feeder eller nyhetsbrev som du sjelden leser, avmeld deg fra dem. For de fleste vil dette bli kvitt minst noen av din innkommende informasjon.
Så er det på tide å bli litt mer aggressiv. Se på listen over kilder du har som er merket med et nummer "3" og avgjøre om du vil eliminere dem eller ikke. Jeg anbefaler at du abonnerer fra eventuelle RSS-feeder eller nyhetsbrev knyttet til disse elementene. Da er den eneste måten du får informasjon om de fagene om, hvis du aktivt søker etter det.
Vurder også hvilke kilder du kan konsolidere. Er nyhetsbrevene du abonnerer på, også tilgjengelig som RSS-feeder eller omvendt? Hvis de fleste av dem er, bør du vurdere å bytte abonnementsformater.
2. Sett til side tid i skjemaet ditt
En del av problemet med overbelastning av informasjon er ofte at vi hele tiden blir bombardert med informasjon. Det er aldri noen pause fra det. For å komme forbi informasjon overbelastning, må vi stoppe den konstante strømmen av informasjon.
Sett tid i tidsplanen for å håndtere informasjon. Dette betyr at du bare sjekker e-post på bestemte tidspunkter, leser RSS-feeder på bestemte tidspunkter, og ellers søker etter informasjon på en angitt tidsplan. Nå, akkurat hva den planen er, vil avhenge av dine egne behov.
Noen mennesker må kanskje nås via e-post hele dagen. Det er greit. Angi e-postklienten din for å bare sjekke om ny e-post en gang i timen. Det holder deg i kontakt nok uten å være en konstant distraksjon.
Sett en time om morgenen eller kvelden for å lese gjennom RSS-feeds. Gjør alt i ett stykke, og hold deretter mateleseren lukket for resten av tiden.
Et annet alternativ er å sette bort små biter i løpet av dagen for behandling av informasjon. Det kan være fem eller ti minutter av hver time eller hvert par timer.
Finn ut om du er mer produktiv ved å absorbere all informasjonen din på en gang eller i mindre biter hele dagen. Så hold deg til en tidsplan. Hvis du stiller fem minutter hver time til å lese RSS-feeder eller e-post, bruker du deretter fem minutter hver time, men ikke mer. Hvis du stiller en time hver morgen, må du stille en timer slik at du ikke går over den tiden.
3. Ta av
Det er viktig å ta seg tid fra informasjonsspjeldet. Sett til side dine kvelder eller helger som informasjonsfrie tider.
I løpet av den tiden må du ikke lese e-post eller RSS-feeder. Ikke søk etter informasjon med mindre det er relevant for noe du gjør på den tiden.
Når du er på ferie, prøv å begrense mengden informasjon du tar inn. La tankene slappe av og unngå all informasjon som ikke er helt viktig. Realiser også at de fleste opplysninger kan vente til ferien er over.
4. Cull Ruthlessly
Ikke vær redd for å kaste informasjonskildene du stoler på. Se etter enkle kilder som har mesteparten av informasjonen du vil ha på et gitt emne, og bli kvitt resten.
For eksempel, i stedet for å sjekke et dusin nyhetssider hver dag, bruk bare Google Nyheter for aggregert innhold. På denne måten får du nyheter fra et stort antall kilder uten å måtte besøke flere nettsteder.
Culling gjelder også for de enkelte informasjonselementene som kommer inn i e-post eller feedleseren hver dag. Hvis noe ikke er interessant for deg, slett det. Hvis den sitter der i innboksen din, vil du føle seg forpliktet til å lese den og bruke tid til det.
Lær å skanne innholdet som er matet til deg og avgjøre om et par sekunder om det er noe som interesserer deg eller ikke. Hvis ikke, bare bli kvitt det. Uten et dusin eller flere uleste elementer i din e-post eller RSS-leser, vil du føle deg mindre bombardert av informasjon.
5. Lær å prioritere
Selv om du minimerer mengden informasjon du har kommet til deg, er det sannsynlig at det fortsatt vil være tider når du ikke har tid til å behandle alt. Dette er når du må prioritere.
Se tilbake til emnelistene du laget i begynnelsen av denne artikkelen. Når det er for mye informasjon som kommer til deg, fokuserer du på emnene på liste 1 først. Dette er de tingene som er viktigst for ditt daglige liv, og bør behandles som sådan. Hvis du fortsatt har tid etter å ha behandlet all den informasjonen, så fortsett til liste 2, og så videre.
6. Etablere systemer
Du bør ha systemer for å organisere og klassifisere informasjonen som kommer til deg. I e-posten din kan dette innebære å sette opp filtre for å rette bestemte e-poster (som nyhetsbrev) automatisk inn i sine egne mapper. Du kan også ha mapper satt opp for ting du vil bruke mer tid på å se senere, eller at du kanskje vil henvise til.
Det samme gjelder for RSS-lesere. Bruk mapper og koder for å holde feeder organisert. På denne måten, hvis du har begrenset tid, kan du enkelt sjekke de viktigste feeds først.
Vurder også om det er noen apps der ute som kan hjelpe deg å bli bedre organisert og komme gjennom informasjonen som bombarderer deg raskere. Gir din matleser deg kontrollenivået du vil ha? Hva med e-postprogrammet ditt? Nettleser? Se deg rundt og finn verktøy som lar deg bedre administrere informasjonen din. Det er verdt tid og krefter å gjøre det.
Forskning uten å lykkes med informasjon overbelastning
En av de tøffeste tider for å håndtere informasjon overbelastning er når du undersøker noe. Det kan være for et stort klientprosjekt eller noe i ditt eget personlige liv. Og det innebærer ofte å finne mye informasjon om hva motivet er.
Det viktigste å gjøre når du forsker på et nytt emne, er å begrense forskningen både når det gjelder tiden du bruker til det og omfanget av det. Når du starter på et nytt prosjekt, begrenser du til femten eller tjue minutter med forskning til å begynne med. Dette vil nok være nok til å gi deg en generell oversikt over hva temaet handler om.
Deretter forskning spesifikke ting som du trenger å kjenne dem. Dette er generelt mer produktivt og effektivt enn å prøve å lære alt før du faktisk får noen praktisk erfaring.
Et annet alternativ når det gjelder å forske på et emne, er å gå analogt. Besøk ditt lokale bibliotek og lån en bok om emnet, i stedet for å gå online. Dette gir deg ofte en mer fokusert oversikt og minimerer sjansene for at du vil ende opp med tangenter i din forskning.
Når du allerede har for mye informasjon
Så alt over er flott hvis du har et problem med daglig overbelastning av informasjon. Men hva om problemet ditt har å gjøre med å ha så mye informasjon om et bestemt emne som du nå er paralysert og ikke kan gjøre noen form for beslutning? Hva gjør du da?
Det er noen forskjellige måter å nærme seg på dette. Det kan bidra til å lage notater og få en ide om alle opplysninger som kan påvirke din beslutning. Hvis det er en ja / nei beslutning du prøver å gjøre, bør du vurdere å lage en pro-con-liste.
Det finnes også andre beslutningstaker modeller der ute, som kan hjelpe deg med å gjøre deg oppmerksom hvis du er lammet av for mye informasjon. Noen er hverdagsmodeller og kan være så enkle som å velge det første alternativet du tror vil gi de ønskede resultatene. Typen av modell du velger å bruke, er i stor grad avhengig av beslutningens kompleksitet. Wikipedia har en flott artikkel om beslutningstaking med flere detaljer.
Skrevet utelukkende for WDD av Cameron Chapman .
Hvordan håndterer du overbelastning av informasjon? Vennligst del dine tips med oss ...