Business & Tech

Sette opp det optimale arbeidsmiljøet

Hvor mye tid slipper du på den gjennomsnittlige dagen på jakt etter ting som er begravet et sted på skrivebordet ditt? Eller står opp for å få noe på den andre siden av kontoret ditt? Eller på annen måte henter de tingene du trenger for å gjøre jobben din?

Hvis du har lagt opp alle de bortkastede sekundene og minuttene, kan du bli overrasket over prosentandelen av dagen din det tar opp.

Ta deg tid til å sette opp et optimalt arbeidsområde, kan spare deg timer eller dager i løpet av et år.

Det er verdt å ta en dag eller to for å sette opp skrivebordet og arbeidsområdet for å bedre passe måten du jobber for å spare tid senere. Og prosessen er ikke vanskelig.

Det tar bare mye planlegging og delving i hvordan du jobber best, og deretter setter du opp både dine fysiske og virtuelle arbeidsområder for å bedre imøtekomme dine arbeidsmetoder.

Som nevnt, er det en god ide å legge til side en dag eller så for å optimalisere arbeidsområdet. Du vil sannsynligvis se de positive effektene på din tid nesten umiddelbart, og kan legge merke til mye mindre frustrasjon med en gang også.

Ikke akkurat et optimalt arbeidsmiljø. Bilde av cybrgrl.


Hvordan jobber du?

La oss anta at flertallet av personer som leser dette innlegget, er webdesignere og / eller utviklere. Det kutter ut mange muligheter i "hvordan jobber du" arenaen. Men det er fortsatt mange forskjeller i hvordan enkelte webdesignere og utviklere jobber. Hvis du vil sette opp ditt optimale arbeidsområde, må du finne ut nøyaktig hvordan du jobber best.

Tenk på hvordan du jobber nå, og hvordan du kan forbedre produktiviteten din hvis du hadde andre verktøy og systemer på plass.

Ikke prøv å fullstendig oppdatere arbeidsmetodene dine, men det er ikke sannsynlig at du holder deg til nye systemer hvis de ikke integreres med måten du er vant til å jobbe med. Baby trinn vil ofte gi deg bedre resultater enn å endre alt på en gang.

Lag en liste over de tingene du vanligvis gjør på en arbeidsdag og hvordan du fullfører oppgavene. Din rutine kan være ganske lik fra dag til dag, eller du kan gjøre helt forskjellige ting på bestemte dager i uken. Inkluder alle oppgavene du regelmessig fullfører, enten daglig, ukentlig eller månedlig.

Hva slags organisator er du?

Den neste tingen å vurdere er hvordan du blir organisert. Bruker du en papirarrangør eller arkiveringssystem? Post-it lapper? En datamaskinbasert oppgaveliste eller prosjektleder?

Bilde av Adam UXB Smith

Hvis du bruker et papirbasert system, tenk på hvordan det må plasseres i ditt arbeidsområde. Har du en stor arrangør som trenger plass innen rekkevidde på skrivebordet ditt? Eller bruker du post-it notater som du trenger for å kunne holde deg til skrivebordet eller veggene rundt skrivebordet ditt? Vil du bli bedre servert av noe som en whiteboard?

Tenk gjennom hvordan du blir organisert og lage en liste over ting som er nødvendige for det. Du må innlemme disse tingene inn i arbeidsområdet ditt, men det kommer litt senere.

Hvilke materialer er viktige for arbeidet ditt?

Selvfølgelig kommer en datamaskin og sannsynligvis en skriver til å være på denne listen. Men hvilke andre verktøy trenger du? Du kan ha eksterne høyttalere, en flatbed-skanner, en bordlampe, papir, penner, en iPod-dockingstasjon, eller utallige andre verktøy du trenger og / eller vil jobbe med.

Bilde av William Hook

Igjen, lage en liste over hva som er viktig for deg. Da trenger du å luke ut alle de andre tingene som er på skrivebordet ditt, som ikke er nødvendig.

Å fjerne roten er viktig, da det vil gjøre det mye lettere for deg å holde alt organisert. Husk: rot er fienden til et optimalt arbeidsområde. Hver gang du må stoppe hva du gjør for å lete etter noe, blir du mindre effektiv og mindre produktiv.

Sfærer av betydning

Nå som du har funnet ut hvordan du jobber og hva som er viktig for arbeidsflyten din, er det på tide å komme seg for å faktisk omorganisere arbeidsområdet ditt. Siden de fleste av dere leser dette er webdesignere eller utviklere, la oss gjøre datamaskinen din midtpunktet i oppsettet ditt. For de fleste av dere er det her du gjør det store flertallet av arbeidet ditt.

Derfra finne ut hva du bruker oftest. Dette kan være arrangør, grafpapir, skrappapir eller noe annet. Sett dette innen rekkevidde av datamaskinen din. En annen ting som alltid bør være innenfor rekkevidde er søppel- og resirkulasjonsbøylene. Det er viktig å holde skrivebordet rent, noe som betyr å kaste ting unna før de har mulighet til å samle seg.

Tenk på andre ting du liker å holde deg innenfor rekkevidden av arbeidsområdet ditt. Dette kan være klientfiler, referansebøker du bruker ofte, skriveren eller skanneren, eller noe annet du bruker daglig. Disse tingene bør være plassert innenfor rekkevidde eller like utenfor.

Tenk så på de andre tingene du trenger for å holde deg på kontoret, men kanskje bare bruke en eller to ganger i uken eller mindre. Det er ikke så viktig hvor du setter disse, selv om du fortsatt vil ha dem lett tilgjengelig. De kan gå på en bokhylle, eller i en skuff, eller hvor ellers du har plass til dem der du kan holde alt organisert.

Målet her er å sørge for at tingene du bruker oftest er nærmest deg, mens ting du bruker sjeldnere er lengre unna. Det kommer til å variere litt for alle.

For meg er de tingene som må være foran og midt på skrivebordet min datamaskin, en notatbok eller to (eller seks) penner, og min mobiltelefon og dock. For noen andre kan en grafikktabell eller arrangør være viktigere og må være i den umiddelbare sfæren. Andre vil kanskje at skriveren er innenfor rekkevidde hvis de stadig skriver ut ting.

Alt i sitt sted

Innenfor hver sfære av betydning er det nødvendig å sørge for at alt har et sted der det tilhører. Det betyr at du har en slags holder for pennene dine, et bestemt sted å holde planleggeren eller arrangøren, og et bestemt sted for de referansebokene du vil holde deg innenfor rekkevidde.

Bilde av AdamSelwood

Tenk på måten du organiserer. For noen mennesker, vil du kanskje beholde ting som penner i toppskuffen din. For andre vil du kanskje ha en kopp eller en boks rett på skrivebordet ditt for dem. Det samme gjelder for bøker eller notatbøker. Noen mennesker vil kanskje ha en hylle for å holde dem på, mens andre vil være fornøyd med en stabel på skrivebordet. Det er ikke noe riktig eller feil her.

Når alt har sitt eget sted, sørg for at alt blir tilbake til det stedet på slutten av hver dag, eller enda bedre: så snart du er ferdig med det. Dette vil holde skrivebordet ryddig og gjøre det enkelt å finne ting når du trenger dem, noe som gjør deg mer produktiv.

Du kan bestemme at du trenger ting for å holde skrivebordet ditt organisert. Dette er greit, men gå ikke overbord. De enkleste løsningene er ofte de beste. Men vurder å kjøpe ting som desk skuffer arrangører, en slags beholder for å holde penner og blyanter, og muligens en innboks eller desktop fil holdere.

Igjen, sørg for at du bare kjøper ting som skal passe inn i måten du jobber på, og kommer ikke til å forårsake flere problemer eller bidra til rot.

Bli kvitt distraksjoner

Distraksjoner på skrivebordet ditt vil forstyrre produktiviteten du kan jobbe med. Det betyr ikke nødvendigvis at du må holde skrivebordet ditt helt spartansk, men det betyr alt som potensielt distraherer deg, bør du fjerne.

Bilde av mkosut

Skille mellom distraksjoner og kreative hjelpemidler. Hvis noe egentlig hjelper deg i den kreative prosessen, så hold den. Men hvis du bruker det som en unnskyldning for ikke å jobbe, så legg den til et annet sted.

Opprettholde ditt optimale arbeidsområde

Når du har satt arbeidsområdet ditt, må du opprettholde det for at det skal fortsette å være et optimalt arbeidsområde.

De fleste av disse tingene skal gjøres daglig, enten i begynnelsen eller slutten av arbeidsdagen din (hvilken er helt opp til deg og avhenger av om du foretrekker å organisere på slutten av dagen eller begynnelsen).

Personlig anbefaler jeg at du gjør vedlikeholdspakker på slutten av dagen av noen grunner: For det første, fordi du vil være mer sannsynlig å gjøre det raskt og uten forstyrrelser når du er ferdig med arbeidet ditt (om morgenen kan du være mer fristet til å nøle og utsette). For det andre, fordi det er fint å komme inn på jobb om morgenen til en ren og organisert pult.

Først av alt, kontroller at søppel blir kastet bort eller resirkulert. Det spiller ingen rolle om det er en mengde discared håndskrevne skisser av et nettsted eller tomme brusekasser eller noe annet, hvis det er søppel, legg det der det tilhører. Steder det ikke tilhører, er toppen av skrivebordet ditt, under skrivebordet eller hvor som helst rundt skrivebordet ditt, som ikke er søppelbøtte. Ærlig talt, dette er en av de tingene som skal gjøres så snart du genererer søppelet, men minst en gang om dagen er viktig. Det er litt verre enn å starte arbeidsdagen din omgitt av søppel.

Pass på at du legger alt tilbake på plass når du er ferdig med det, eller minst en gang om dagen. På denne måten, når du trenger det, er det her du kan finne den. Hvis alt har sitt eget utpekte sted, bør dette bare ta et par minutter.

En gang i uka eller så, gå gjennom systemet ditt. Pass på at alt er i riktig sfære eller betydning, og flytt ting rundt hvis du trenger det. Når du får systemet mer raffinert, trenger du kanskje bare å vurdere det månedlig eller enda mindre. Ikke vær redd for å forandre ting rundt når arbeidsmetoder endres. Og vær ikke redd for å bytte ting tilbake hvis et nytt arrangement bare ikke fungerer for deg.

Virtuelt arbeidsområde

Vi har snakket mye om det fysiske arbeidsområdet, men som designere og utviklere, er det sannsynligvis mer av arbeidet ditt i en virtuell plass. Det er viktig å ordne ditt virtuelle arbeidsområde for optimal produktivitet også.

Bilde av Todd W Carpenter

Så ofte prøver folk å lage sitt virtuelle arbeidsområde basert på hva de mener at arbeidsområdet skal være. De strever etter et minimalistisk skrivebord, eller de ordner sine mapper og filer på en bestemt måte fordi de hørte det er hvordan noen andre designer eller utviklere gjør det.

Glem hvordan du tror at ditt virtuelle arbeidsområde skal se eller jobbe eller bli arrangert. Sett opp det, men det er mest effektivt og effektivt for deg. For meg har jeg en håndfull mapper på skrivebordet mitt, basert på de forskjellige typer arbeid jeg gjør. Jeg har en mappe for "arbeid" som inneholder undermapper for hver klient jeg har, en mappe for "nettsteder" som har undermapper med alle filene til mine personlige prosjekter, og mapper for "bilder", "nye fonter" (der fonter går til jeg får sjansen til å installere dem), og til og med en "diverse" mappe der jeg legger alle de tingene jeg ikke har andre hjem til.

Jeg prøvde å ha et minimalistisk skrivebord, men det virker bare ikke for meg. Jeg lagrer alltid ting på skrivebordet hele tiden, men prøv å rydde alt opp og sette det der det tilhører hvert par uker. Ikke tving deg inn i en unaturlig metode for å organisere filer og mapper. Finn systemet som passer best i arbeidsflyten din.

Det samme gjelder for bruk av verktøy som Spaces for å holde orden på organisasjonen. Jeg fortsetter å si at en av disse dagene skal jeg begynne å dra nytte av Spaces for å holde alle mine ulike prosjekter organisert og skilt, men så langt har jeg nettopp ikke funnet et reelt behov for. Bare fordi det er tilgjengelig for deg, betyr det ikke at du må bruke den. Bruk det hvis det hjelper deg, men ellers ignorerer det.

En ting du kanskje vil ta deg tid til å gjøre, hvis du ikke allerede har det, er å sette opp forskjellige arbeidsområder i programmene du bruker regelmessig. Du kan konfigurere forskjellige profiler i mange av programmene dine (Adobe-programmer, spesielt) for ulike typer prosjekter. Du kan bruke et annet sett med verktøy, avhengig av om du gjør foto retusjering eller originalt kunstverk, utformer et nettsted eller jobber med en utskriftsreklame.

Ta deg tid til å sette opp arbeidsområder for hver av disse (eller andre prosjekter du jevnlig takler) betyr at du får et optimalt arbeidsområde uansett hva du jobber med.

Flere ressurser

Det er mange gode artikler der ute for bedre raffinering av både arbeidsområdet og arbeidsmetoder for å forbedre effektiviteten og produktiviteten. Her er noen få gode valg for å komme i gang:


Skrevet utelukkende for WDD av Cameron Chapman , en freelance skribent og designer.

Hvordan organiserer du arbeidsområdet ditt? Hvilke ting har jobbet best for deg?

arbeidsområde optimal sette opp et arbeidsområde